Sua empresa não é obrigada a ter um livro ou ficha de registros em quanto não contratar nenhum funcionário e não pode ser exigido o livro ou ficha de registro embranco, só quando o primeiro funcionário for contratado é que se torna obrigatório ter um livro ou ficha de registro.
Esse livro deverá permanecer atualizado dentro da empresa e disponível para qualquer possível fiscalização.
Tanto é possível realizar os registros de funcionários em livros que podem ser adquiridos em papelarias especializadas ou em fichas que podem ser anexadas a fichários ou mesmo em sistema informatizado desde que se possa guardar desde que estejam de acordo com o modelo aprovado pelo ministério do trabalho.
Como cadastrar o PIS do funcionário
Como registrar um funcionário
Como cadastrar o PIS do funcionário
Como registrar um funcionário
No registro do funcionário , tanto no livro quanto em fichas, devem ser anotados todos os dados sobre a contratação e admissão na empresa, como data de entrada, duração de contrato e efetividade do trabalho, férias, se houverem acidentes de trabalho também é necessário que se anote no livro ou ficha de registro e qualquer outro acontecimento ou circunstancia que ajudem na proteção do trabalhador como equipamentos de proteção obrigatórios a função do empregado entre outras informações.
As informações obrigatórias para o registro no livro de funcionários são o nome completo do trabalhador, sua data de nascimento, nome dos pais, nacionalidade e naturalidade, numero de identificação do trabalhador ( PIS/PASEP), numero da carteira de trabalho e numero de serie da mesma, data de admissão na empresa, cargo para o qual for contratado e função que irá exercer, jornada de trabalho diária, férias e remuneração.
Caso ocorram acidentes de trabalho ou doenças profissionais é preciso acrescentar essas informações no livro ou ficha de registro.
O livro ou ficha de registro não deve conter informações pessoais ou que possam constranger o funcionário.
O livro ou ficha de registro precisa ser autenticado e rubricado pela delegacia de trabalho ou ministério do trabalho. Essa autenticação acontece uma vez por mês, então se precisar registrar mais de 1 funcionário em um único mês você pode ir uma única vez no delegacia do trabalho. Caso precise atualizar a ficha de um funcionário é preciso autenticar essa atualização. Para essa autenticação na delegacia regional, não será cobrado nada do empregador.
Se houverem erros na hora de fazer o registro no livro ou ficha, não rasure nem tente passar corretivo, coloque um * no verso da ficha ou da pagina do livro e coloque ali a correção da informação.
O livro de registro ou fichas devem ser guardados , mesmo que o funcionário já tenha saído da empresa a algum tempo pois caso seja necessário ele poderá requerer uma cópia do registro em qualquer época e essa deverá ser fornecida ao funcionário quando preciso.
Caso o funcionário seja transferido para outra unidade em outra cidade ou estado, deve-se anotar a transferência em sua ficha original e uma nova ficha deve ser feita no seu local de trabalho novo, com a data de admissão no primeiro local de trabalho e data de transferência para a nova unidade. Também é bom que se mande uma cópia autenticada da folha de registro original que deve ser anexada a nova folha de registro.
Caso o funcionário se desligue da empresa e depois volte a ser admitido, é possível utilizar a mesma folha de registro para essa nova admissão, desde que tenha espaço suficiente para todas as informações essenciais e anotações necessárias.
Porém é mais adequado que se faça uma nova folha ou pagina para esse novo registro.
Caso algo aconteça e o livro ou fichário de registros seja perdido ou danificado e precise de uma segunda via é preciso pedir um novo registro de livro ou de grupo de fichas ( das filhas que precisem de segunda via), é preciso preencher um requerimento em duas vias e um termo de responsabilidade que deve ser anexado no verso da primeira folha do livro ou fichário, a delegacia regional também precisa ser avisada do extravio ou dano do livro anterior.
Caso a fiscalização passe e existam funcionários sem registro na empresa, o empregador fica sujeito a multa de valor igual á 402,53 R$ por cada empregado sem registro, se num mês próximo houver reincidência a multa pode dobrar.
As informações obrigatórias para o registro no livro de funcionários são o nome completo do trabalhador, sua data de nascimento, nome dos pais, nacionalidade e naturalidade, numero de identificação do trabalhador ( PIS/PASEP), numero da carteira de trabalho e numero de serie da mesma, data de admissão na empresa, cargo para o qual for contratado e função que irá exercer, jornada de trabalho diária, férias e remuneração.
Caso ocorram acidentes de trabalho ou doenças profissionais é preciso acrescentar essas informações no livro ou ficha de registro.
O livro ou ficha de registro não deve conter informações pessoais ou que possam constranger o funcionário.
O livro ou ficha de registro precisa ser autenticado e rubricado pela delegacia de trabalho ou ministério do trabalho. Essa autenticação acontece uma vez por mês, então se precisar registrar mais de 1 funcionário em um único mês você pode ir uma única vez no delegacia do trabalho. Caso precise atualizar a ficha de um funcionário é preciso autenticar essa atualização. Para essa autenticação na delegacia regional, não será cobrado nada do empregador.
Se houverem erros na hora de fazer o registro no livro ou ficha, não rasure nem tente passar corretivo, coloque um * no verso da ficha ou da pagina do livro e coloque ali a correção da informação.
O livro de registro ou fichas devem ser guardados , mesmo que o funcionário já tenha saído da empresa a algum tempo pois caso seja necessário ele poderá requerer uma cópia do registro em qualquer época e essa deverá ser fornecida ao funcionário quando preciso.
Caso o funcionário seja transferido para outra unidade em outra cidade ou estado, deve-se anotar a transferência em sua ficha original e uma nova ficha deve ser feita no seu local de trabalho novo, com a data de admissão no primeiro local de trabalho e data de transferência para a nova unidade. Também é bom que se mande uma cópia autenticada da folha de registro original que deve ser anexada a nova folha de registro.
Caso o funcionário se desligue da empresa e depois volte a ser admitido, é possível utilizar a mesma folha de registro para essa nova admissão, desde que tenha espaço suficiente para todas as informações essenciais e anotações necessárias.
Porém é mais adequado que se faça uma nova folha ou pagina para esse novo registro.
Caso algo aconteça e o livro ou fichário de registros seja perdido ou danificado e precise de uma segunda via é preciso pedir um novo registro de livro ou de grupo de fichas ( das filhas que precisem de segunda via), é preciso preencher um requerimento em duas vias e um termo de responsabilidade que deve ser anexado no verso da primeira folha do livro ou fichário, a delegacia regional também precisa ser avisada do extravio ou dano do livro anterior.
Caso a fiscalização passe e existam funcionários sem registro na empresa, o empregador fica sujeito a multa de valor igual á 402,53 R$ por cada empregado sem registro, se num mês próximo houver reincidência a multa pode dobrar.
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